Phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp

Thuong Dever

Sự tương tác tốt sẽ giúp tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn với mọi người xung quanh nên kỹ năng giao tiếp luôn được các nhà tuyển dụng chú trọng khi tìm kiếm ứng viên. Do đó kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một phần giúp bạn tìm kiếm việc làm được dễ dàng hơn. Vậy kỹ năng giao tiếp tốt được thể hiện ở những khía cạnh nào? Các nhân tố nào ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp và cách khắc phục, hoàn thiện kỹ năng này ra sao?
Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và tạo những đội nhóm mạnh

Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu để đạt sự thành công khi làm việc. Có kỹ năng giao tiếp tốt, những thông tin mà bạn truyền đạt tới đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ, từ đó kế hoạch công việc sẽ được thực hiện hiệu quả cao. Nhất là khi các công việc đều cần có sự hợp tác, làm việc nhóm giữa các thành viên, vì vậy, nếu không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, thông điệp bạn muốn truyền tải rất dễ bị hiểu sai, không đồng nhất được nên có thể dẫn tới hiệu suất làm việc khó được như ý muốn.

Kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố tạo nên những đội, nhóm mạnh trong công ty để cùng nhau phát triển. Bởi sự đoàn kết giữa các thành viên sẽ khiến cho các buổi thảo luận trở nên sôi động, họ sẽ đưa ra nhiều ý kiến, tham khảo và xem xét để cùng đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Mà với hiệu suất công việc cao, có những thành viên giỏi, đội nhóm mạnh thì doanh nghiệp sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển tích cực hơn

Kỹ năng giao tiếp tốt gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Ngoài kỹ năng lãnh đạo thì một người quản lý đảm nhận chức vụ cao không thể thiếu được kỹ năng giao tiếp. Nhờ có kỹ năng giao tiếp tốt mà quản lý có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên. Đặc biệt, với khả năng của mình, quản lý có thể hiểu rõ về thế mạnh của nhân viên để giao nhiệm vụ phù hợp và hướng dẫn họ thực hiện nhằm tăng hiệu quả chung của dự án/kế hoạch. Chính vì vậy, có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn đảm nhận những chức vụ cao, mở rộng mối quan hệ với nhiều người không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại hình kĩ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

1. Lắng nghe tích cực
2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.

3. Sự thân thiện
4. Sự tự tin
5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

6. Âm lượng và sự rõ ràng

Chất lượng giao tiếp cũng phụ thuộc vào âm lượng và sự rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh âm lượng của giọng nói hoặc của các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh truyền tải đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Âm thanh quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.

7. Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng (chủ thể giao tiếp) là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: "Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này". Khi lắng nghe các ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

8. Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ kí hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy đảm bảo bạn gửi thông điệp phù hợp đối với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhé.

10. Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

Giao tiếp hiệu quả cho cuộc phỏng vấn

Để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn cần đến sớm trước 10 - 15 phút và ăn mặc phù hợp và chuẩn bị sẵn ngôn ngữ kí hiệu mình có thể sử dụng trong cuộc phỏng vấn. Cùng với đó là đơn xin việc được tạo với những kỹ năng mềm, kinh nghiệm chuyên môn được liệt kê rõ ràng, ấn tượng.

Hãy đảm bảo để điện thoại ở chế độ rung và tắt chế độ thông báo và đừng chú ý vào điện thoại hoặc đồng hồ trong suốt cuộc phỏng vấn vì điều đó được cho là cử chỉ thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng. Đặc biệt là bạn nên xác định, phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình khi giao tiếp với người đối diện để dễ dàng "hạ gục" nhà tuyển dụng ngay từ những câu trả lời đầu tiên nhé.

Đừng quên, tạo cv online thật chuyên nghiệp để trông ấn tượng hơn với nhà tuyển dụng nha

Người ít nói, hướng nội làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp?

Đừng lắng nghe một cách thụ động
Đừng ép bản thân phải nói nhiều hơn mức cần thiết

Nhiều người cho rằng những người hướng nội để có sự công nhận trong công việc thì họ cần phải có mặt và sẵn sàng tham gia vào các cuộc trò chuyện trong bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, khi nghĩ đến điều này thì những người hướng nội sẽ cảm thấy rất mệt mỏi. Và điều này thực ra cũng không quá cần thiết. Những người hướng nội chỉ nên tham gia vào các cuộc trò chuyện khi bản thân thấy có điều gì đó đáng để nói. Đặc biệt, bạn cũng không cần "làm lố" hơn mức cần thiết chỉ để được mọi người chú ý.

Hãy tin rằng lời nói của bạn có giá trị
Chuẩn bị trước cho các buổi họp
Đối mặt với nỗi sợ giao tiếp

Không ai có thể tránh được các cuộc gặp gỡ hoặc giao tiếp trực tiếp bởi mọi thứ không thể lúc nào cũng được trao đổi qua email hay điện thoại. Vì vậy, người hướng nội cần phải có sự can đảm để đối mặt với nỗi sợ giao tiếp ngay từ đầu. Điển hình là bạn có thể sử dụng các liệu pháp nhằm điều trị chứng lo âu làm cản trở khả năng giao tiếp của mình.

Một trong những kỹ năng quan trọng không kém giao tiếp đó là kỹ năng thuyết trình. Để cấp trên có thể hiểu được ý tưởng và kế hoạch mà bạn đề ra thì đòi hỏi bạn cần có khả năng thuyết trình tốt từ giọng nói, ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể,... Bởi dù ý tưởng của bạn có mới mẻ, hay, có tính khả thi nhưng bạn không làm cho người khác hiểu thì mọi công sức của bạn sẽ không được hưởng ứng và triển khai.

Cùng với kỹ năng thuyết trình và giao tiếp thì kỹ năng đàm phán cũng được nhà tuyển dụng đề cao. Nếu bạn có đầy đủ các kỹ năng mềm thiết yếu mà công ty, doanh nghiệp đó cần thì việc trúng tuyển và đảm nhận vị trí công việc mong muốn là điều không xa.